経緯

ホームページで入会申込みを受け付けた後に申込内容別に案内を郵送していたが、年間入会希望者が500名以上になることから省力化を目的にサブシステムを構築した。PalSyneには元々入会・更新申請機能がオプションで利用できるが、その内容を判断して自動処理することはできない。そのためPalSyneデータを直接コントロールできるサブシステムを構築した。

また、PalSyneに登録した入金データを元に会計処理と連携できる日計表、月計表や予算実績表も必要となり、入金データを直接参照して集計するシステムも構築した。

構築したシステム

1. 入会希望者を直接PalSyneに取り込み、申込内容別にメールで案内を送信する
2. 入会希望者からの入金を登録した時点で、関連する項目を自動登録して入会者に定型文のメールを送信する
3. 退会希望者も関連する項目を自動登録して退会処理を省力化させる
4. 入金データを自動で集計して日計表、月計表、予算実績表を作成する

１．サブシステムによる入会受付け処理

PalSyneでは入会申込情報は一旦入会受付テーブルに保存され、オペレータが確認したうえで会員テーブルに登録される。しかし、年間の入会希望者数が多く、入会時の作業も多いため、サブシステムにより申込情報を自動判断して直接会員テーブルに取り込むようにした。

また申込者には内容別に手続き案内のメールを自動送信し、入金がない申込者にはその後メール等でフォローできるようにした。

２．サブシステムによる入金処理

PalSyneでは入力を自動化したり、入会種別に応じて項目を自動設定するような定型処理を行うことはできない。そのため、入会者ごとに異なる処理が必要な場合などでヒューマンエラーが起こる可能性がある。

そこで、入会者からの入金をPalSyneに登録する際に、サブシステムを呼び出して項目を自動設定して定型メールを送信できるようにした。

３．サブシステムによる退会処理

年度末で退会を希望する会員についてもモレが生じないように自動化を行った。

４．サブシステムによる帳票作成

入金データをサブシステムでリアルタイムに集計して日計表、月計表および予算実績表を作成してエクスポートできるようにした。

システム構築により得られた成果

1. 入会希望者に対する煩雑な作業が省力化され、入金が遅れた場合のフォローをメールでできるようになった。
2. 入会者からの入金時と退会時の作業が省力化された。
3. 入金データをリアルタイムに集計することで正確に入金を集計できるようになった。

今後の課題

PalSyneではお客様の要望に応じた帳票を作成できないが、お客様が独自に分析を行うためには集計システムが必要である。

（2022年開発）